陕西工会困难职工档案管理实施细则
[来源:市困难职工援助中心] [作者:陕西省总工会] [发布日期:2016.08.11]

      第一条   为进一步加强和完善工会困难职工档案(以下简称档案)建立、管理工作,全面、真实、及时地掌握困难职工家庭的生活状况,使困难职工档案在对困难职工精准帮扶、解困脱困中发挥基础性作用,特制定本办法。
      第二条   本办法适用于各级工会组织对困难职工家庭建档审核审批、实行因户施策解困脱困、使用帮扶资金对困难职工家庭进行帮扶救助以及日常帮扶工作中形成的档案的管理。
      第三条  困难职工家庭类别
      1.低保户:家庭人均收入低于当地最低生活保障线,经政府救助后仍生活困难的职工家庭。
      2.低保边缘户:家庭人均收入不高于当地最低生活保障线150%以内(含),但由于患病、子女上学、残疾、单亲及其他特殊原因造成生活困难的职工家庭。
      3.意外致困户:因职工本人或家庭成员遭受突发事件、意外伤害、重大疾病或其他原因导致生活困难的职工家庭,且家庭人均收入在当地最低生活保障线3倍以内(含)。
      符合上述条件且加入工会组织的农民工家庭。
      4.临时救助:因劳动经济等合法权益受到侵害需要法律援助和就业遇到困难的困难职工;退休后由于疾病、子女教育或意外灾难等原因,不能维持基本生活的困难职工;企业职工去世后的无业遗属、遗孀;其他原因造成生活困难拟给予一次性救助的困难职工。
       符合上述前三项条件的帮扶救助可以使用各类救助资金,第四类情况的帮扶救助不能使用中、省财政专项帮扶资金,其他资金无限制。
       第四条  具有下列情形的职工家庭,不建立档案
     (一)拥有2套以上(含)住宅的;房贷、车贷等不符合困难情形的不得列入支出;
     (二)拥有商业店铺或雇佣他人从事经营活动的;
     (三)子女进入国家义务教育序列、免费教育序列、高收费私立学校、自费出国留学的;
     (四)非受雇佣经常使用机动车辆、船舶、工程机械以及大型农机具的;
     (五)赌博、吸毒、嫖娼人员;
     (六)车祸负主要责任一方;
     (七)因自杀、自残或违法犯罪行为而导致伤害的;
     (八)因第三人行为造成伤害的,已明确由第三人承担民事赔偿责任的;
     (九)故意隐瞒、伪造或篡改病史、病历及其他欺骗行为的;
     (十)遭遇工伤且享受到相应工伤待遇的;
     (十一)所在单位未设立或未参加工会组织的;
     (十二)其他违法犯罪行为等不应救助的困难人员。
      有条件的县级以上工会,可借助政府社会管理网格化系统和网络员队伍,开展困难职工家庭信息采集工作,并通过政府部门社会救助家庭经济状况核对信息系统或政府公共管理信息系统,对帮扶对象的房产、车辆和金融资产拥有状况进行核查和比对,以提高帮扶对象认定的精准性。
       第五条  困难农民工家庭建档,以农民工在务工地遭受突发事件、意外伤害、重大疾病或其他急难问题导致生活困难作为主要认定因素。
       第六条  本办法所称档案是指各级工会组织在对困难职工家庭建档审核审批、日常帮扶工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像(照片、录音、录像)、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
       第七条   档案管理工作实行统一领导、分级负责、动态管理。各级工会档案工作接受上级工会、本级工会及档案管理部门的指导和监督。
        第八条   档案由下列五部分组成:
       (一)困难职工原始档案。
         1.企事业单位关于困难职工建档标准、条件和要求的规章制度或制式通知(永久保存);
         2.困难职工书面申请书(本人自然情况、家庭成员情况、家庭综合收入情况、家庭住址、住房类型及面积、联系方法、困难程度、致困原因、技术特长、就业要求、帮扶需求等),申请书须本人签字后生效;
         3.职工工资单(工资领取凭证)或职工收入情况证明、家庭所有成员收入证明材料以及家庭其他非薪资收入材料(薪资收入材料需工作单位盖章有效);无工作的家庭成员开具相关证明材料(如学籍证明、村委会或居委会证明);
         4.职工所在单位工会召开专题会议研究、审核困难申请书,确定困难职工名单(会议纪要要求所有参会人员签字后永久留存);
         5.向全体职工公示困难职工名单(公示单永久保存);
         6.单位工会指定专人根据职工提供材料填写困难职工原始信息表(见附件1,须永久保存)。
         困难职工提供致困情况和困难支出相关材料清单:
         1)申报人家庭所有成员身份证、户口簿复印件,不在同一户口的直系家庭成员(配偶和子女)关系证明材料;
         2)困难情况和困难支出材料清单(根据困难类别分别提供对应证明及支出凭证,如子女上学致困的须提供子女入学证明及学费、杂费等支出凭证;如大病致困的须提供半年内具有专业资质的医院开具的医疗诊断证明及半年内自费部分医药原始单据等)
         3)其他相关材料。
      (二)困难职工电子档案
      困难职工电子档案是以原始档案为基础在《全国工会帮扶工作管理系统》中填报的材料,对困难职工情况发生变化的,建档单位要及时与上级工会沟通,原始档案与电子档案要及时进行修改和补充。
      (三)按财务制度管理的档案
         1.有关中央财政专项帮扶资金、地方财政配套资金、用于帮扶救助的工会经费以及其它资金的政策、规定、制度;
         2.分配方案、有关会议纪要;
         3.会计凭证;
         4.银行单据;
         5.中央、省级财政专项帮扶资金实名制汇总表;
         6.预决算报表、报告,绩效报告;
         7.其他相关材料。
     (四)因户施策解困脱困档案
       1.解困脱困专项档案(见附件2);
       2.困难职工解困脱困联系卡(见附件3);
       3.其他相关材料。
     (五)日常帮扶工作档案
       1.帮扶工作政策、规定、制度;
       2.帮扶工作会议记录、纪要;
       3.帮扶工作有关请示、报告及上级机关的批复、复函;
       4.帮扶工作有关报表和数据统计资料;
       5.其他相关材料。
       第九条   坚持属地管理的原则。各级工会援助中心或职工所在单位(社区)工会通过定期入户调查摸底或职工个人申报,按规定标准和要求建立困难职工档案。与用人单位签订了劳动合同的困难职工,其原始档案由用人单位工会负责建立。其他有工会会籍的困难人员,其原始档案由会籍所在社区或原用人单位工会负责建立,会籍所在社区尚未建立工会或已与原用人单位脱离劳动人事关系的由上一级工会负责建立。
       对于保留会籍的退休职工,在已实行社会化管理的地区,原则上不再纳入建档范围;在尚未实现社会化管理的地区,如遭遇重大急难问题的,原始档案由会籍所在社区或原用人单位工会负责建立,在档期限最长不超过5年,期满后仍需帮扶救助的应及时与退休职工管理部门联系移送。
       对于失业人员,在领取失业金期间符合建档条件的,原始档案由原会籍所在社区或原用人单位工会负责建立;已重新就业的,由所在单位工会重新申报和认定;领取失业金期满后仍然失业的,由所在社区工会负责申报城市低保。
       第十条  坚持一户一档案,避免重复建档、重复统计。
       第十一条  按照困难职工申请、建档工会核实、审批对象公示、上级工会复核的程序,建立困难职工原始档案。县级以下建档工会要建立的困难职工原始档案副本需报县级地方总工会、产业工会备案。县级及县级以上地方总工会、产业工会建立的困难职工原始档案由各级地方总工会、产业工会进行管理,不再由上级工会备案。县级及县级以上地方总工会、产业工会对下级工会建立的原始档案进行严格复核,对不符合要求的档案应及时退回原建档单位。
       第十二条   档案管理工作实行统一领导、分级建档、动态管理,做到随时发现随时录入,随时变化随时调整,随时脱困随时撤档。每年至少进行一次集中调整,建档后连续两年未进行过帮扶的档案应撤档,建档后连续三年仍然需要帮扶的档案应重点研究并积极推动纳入政府制度保障体系。
       第十三条   企业终止或者所在的事业单位、机关被撤消的,由原用人单位工会应及时将档案移交到上一级工会、职工去向的新用人单位工会或社区工会。
       档案在社区或上一级工会的困难职工与用人单位签订了劳动合同后,社区工会或上一级工会应及时将档案移交到用人单位工会,用人单位工会应依据规定标准对其困难程度重新认定,符合标准的保留档案,不再符合标准的应撤档。
       第十四条  档案按保管期限和要求分类管理。困难职工原始档案自撤档之日起保管10年。按财务制度管理的档案应按会计档案归档要求,于会计年度终了后归档整理。实行因户施策解困脱困档案和日常帮扶工作档案应按文书档案归档要求,独立设置类别,于次年归档整理。音像(照片、录音、录像)等特殊载体类档案应与纸质文件材料同时归档,档案保管期限相同。具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时,应同时生成纸质文件材料一并归档保存。
       第十五条   建立档案的工会应配备档案管理人员,负责整理、保管、提交档案资料。档案管理人员调离工作岗位时,应办妥档案交接手续。
       第十六条  各级工会应为档案建立及管理工作提供必需的办公设备和经费。存放档案的柜架、房间,应采取必要的保管和防护措施,确保档案安全。要规范使用《全国工会帮扶工作管理系统》,使档案管理实现标准化,并发挥其信息共享、分类查询、项目统计、数据分析和网上报送的作用。
       第十七条  建立健全档案借阅、查询、使用制度,做好档案保密工作。档案一般用于工会系统工作查阅,不予外借。建档职工个人凭本人有效身份证件可查询本人档案信息。外单位查询档案需经档案保管单位批准,并办理有关查阅手续。查询者应严格遵守查档规定和保密制度,不得泄露或擅自对外公布档案内容。
       第十八条  对私自损毁、擅自涂改、伪造档案和因工作失职造成档案丢失的人员要给以严肃处理,并追究相应的领导责任。
       对弄虚作假、骗取资金的,上级工会应根据情况减拨或停拨资金、追回违规所得资金。
       附件:1.困难职工家庭申报表
                  2.困难职工解困脱困档案表
                  3.困难职工解困脱困联系卡


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